Politique de confidentialité
Protection des renseignements personnels
Le 22 septembre 2022, la loi 25 concernant la protection des renseignements personnels commencera graduellement à entrer en vigueur, et ce, sur une période de 3 ans. Cette loi touche notamment les normes de pratiques des professionnels de la santé.
La Clinique de Psychologie de l’Est s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels enregistrés sur support électronique ou sur papier.
La responsable de la sécurité des renseignements personnels de la clinique est : Lory Zephyr, que vous pouvez rejoindre à l’adresse info@cpde.ca ou par téléphone au (514) 564-8800.
Comme psychologue et co-fondatrice d'une clinique de psychologie, Lory Zephyr a désormais les responsabilités suivantes en lien avec la protection des renseignements personnels :
Appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
Répondre aux demandes relatives aux renseignements personnels (ex. accès, rectification, cession de diffusion, etc.) ;
Mettre en place des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels ;
Tenir des registres de communication des renseignements personnels ;
Tenir un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels;
Aviser la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels ;
Politique de confidentialité
En laissant vos coordonnées dans la fiche d’inscription, vous consentez à recevoir des informations de la part de La Clinique de Psychologie de l’Est. Dans l’élaboration de votre dossier d’évaluation, les seules personnes autorisées à traiter vos informations sont les évaluateurs, les répartiteurs cliniques, la direction et les professionnels travaillant à notre clinique (ou partenaires affiliés à celle-ci) vers lesquels sera dirigée votre demande de services.
Lorsqu’une personne communique par courriel, l’adresse courriel de retour est utilisée pour répondre à cette personne. La clinique n’utilise cette adresse courriel pour aucun autre but que de répondre et en aucun cas cette adresse courriel n’est partagée à une tierce partie. Le fait que vous nous communiquez des informations personnelles par courriel, boite vocale, entrevue téléphonique ou via notre questionnaire en ligne constitue pour nous un consentement de votre part à ce que nous utilisions ces données aux fins telles que décrite plus haut.
La Clinique de Psychologie de l’Est ne recueillera pas des renseignements sans autorisation. Si une demande d’information est envoyée par courriel à la clinique, les renseignements personnels ne seront alors transmis qu’à la personne concernée faisant partie des membres de l’équipe et qui en a besoin pour répondre à la demande d’information. Ces renseignements personnels ne seront pas communiqués, partagés ou vendus à des tiers.
Les partenaires affilié(e)s à notre clinique sont des professionnels (psychologues, psychothérapeutes, etc.) faisant partie de notre liste de ressources actives qui peuvent voir nos clients à l’extérieur de nos bureaux (ex: par visioconférence). Ces personnes sont assujetties aux mêmes obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels que les professionnel-les qui travaillent dans nos bureaux.
Par la suite, une fois votre dossier d’évaluation acheminé et pris en charge par tel professionnel, celui-ci poursuivra le processus avec sa propre évaluation et d’autres informations personnelles seront contenues dans le dossier que constituera le professionnel en question. Ces informations personnelles seront encadrées et protégées par le «Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultations des psychologues» et par le «Code de déontologie des psychologues».
En résumé, hormis notre coordination interne, aucune donnée personnelle sur vous, ni information permettant de vous identifier, ne sera transmise à l’extérieur de notre clinique ou à d’autres personnes que nos « partenaires affiliés ».
Moyens de collecte de vos données personnelles
Les seuls moyens de collecte d’informations personnelles sont la boite vocale confidentielle de notre équipe; notre formulaire en ligne que vous pouvez remplir ou bien un échange téléphonique (ou par courriel) à laquelle vous pouvez participer librement. Aucune information personnelle sur vous ne sera recueillie par aucun autre moyen.
Pertinence des informations recueillies
La mission de notre clinique est de vous trouver le professionnel démontrant les champs de compétence requis pour vous aider. Les informations recueillies sur notre formulaire de contact nous permet spécifiquement d'effectuer efficacement le meilleur jumelage entre vous et tel professionnel à partir d'une analyse clinique initiale et personnalisée de votre situation.
Accès et modification des informations
L’utilisateur bénéficie en tout temps d’un droit d’accès, de modification, de correction ou de suppression des renseignements personnels le concernant.
Nous conserverons votre dossier d’évaluation initiale en entier pour une période de 12 mois, à la suite de laquelle toutes les informations sensibies seront retirées, sauf les données nominatives (votre nom, coordonnées et traitement de votre dossier) qui seront conservées.
Pour apporter des corrections à ses renseignements personnels ou les mettre à jour, pour demander le retrait des renseignements personnels de la liste de contacts de la clinique ou pour toutes autres questions concernant la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, le client doit communiquer avec la clinique à l’adresse courriel suivante: info@cpde.ca.
Protection de vos informations personnelles
Nos procédures internes incluent un ensemble de mesures de protection des données personnelles : formation de notre personnel, limitation des droits d’accès, contrôle des accès aux locaux et aux appareils, etc. Enfin, les accès ne sont possibles que via une authentification à 2 facteurs et à travers des mots de passe robustes et modifiés périodiquement.
Exception : Risques relatifs aux transmissions par courriels
Un point est à souligner en ce qui concerne notre questionnaire en ligne, si vous indiquez vouloir être joint par courriel, il est possible que le répartiteur en poste vous demande par courriel des précisions relativement à vos motifs de consultation, disponibilités ou autres informations personnelles. Par la suite, il est aussi possible que le ou la psychothérapeute désigné-e communique avec vous par courriel, soit simplement pour vous fixer un rendez-vous, soit pour vérifier ou vous communiquer certaines informations concernant votre demande. C’est ici qu’un consentement de votre part doit être formulé, car les transmissions non cryptées par courriel ne sont pas complètement à l’abri d’un risque d’interception par un tiers. Ce risque est très minime, mais pas absent.
Consentement aux communications par courriel.
Conséquemment, si vous nous transmettez votre adresse courriel et que vous sélectionnez l’option « Courriel » ou « Aucune préférence » à la question « Meilleur moyen pour vous rejoindre », nous comprendrons que vous consentez à la transmission de courriels non cryptés entre la Clinique de Psychologie de l’Est et vous-même pour la durée de l’étape de traitement, de l’attribution de votre dossier et du jumelage avec un-e de nos thérapeutes. Rappelons que le code de déontologie des psychologues commande l’application de mesures strictes de la part de nos psychologues ou de nos psychothérapeutes afin de protéger l’identité et les informations relatives à leurs clients. Celles-ci ne peuvent et ne doivent être transmises à quiconque sans votre consentement. Nos thérapeutes assument la responsabilité de protéger leurs courriels à contenu confidentiel. De votre côté, si vous communiquez avec nous par courriel, il sera de votre responsabilité de protéger l’accès à vos appareils électroniques et à vos boites de réception courriel.
Préférence pour les communications par téléphone.
Si vous nous envoyez votre demande par questionnaire en ligne, mais que vous n’êtes pas à l’aise avec les risques relatifs liés aux communications par courriel, veuillez ne cocher que « Téléphone » à la question « Meilleur moyen pour vous rejoindre ». Nous ne communiquerons alors avec vous que par téléphone pour la suite des choses. Pour plus de discrétion, à la ligne où vous indiquez votre numéro de téléphone, si vous sélectionnez « message discret », la personne qui vous rappellera ne laissera que son nom et son numéro de téléphone. Si vous sélectionnez « Message complet », nous comprendrons que vous nous autorisez à vous laisser un message complet pouvant nous identifier comme psychologues (ou autres professions connexes) ou pouvant comporter des informations liées à votre demande par le questionnaire en ligne.
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